ধাপ ১: তথ্য খুঁজে বের করুন ও আবেদন করুন

প্রথমে প্রয়োজনীয় ফি দিয়ে সংশ্লিষ্ট রেজিস্ট্রি অফিসে দলিলটি খুঁজে বের (তল্লাশি) করার জন্য আবেদন (ফরম ৩৬) পূরণ করতে হবে।

ধাপ ২: সার্টিফাইড কপির জন্য আবেদন

দলিলের তথ্য পাওয়ার পর, সার্টিফাইড কপির জন্য ফরম ৩৭ পূরণ করে জমা দিতে হবে। একাধিক দলিলের ক্ষেত্রে আলাদা আবেদন প্রয়োজন।

ধাপ ৩: ফি পরিশোধ

সরকার কর্তৃক নির্ধারিত সকল স্ট্যাম্প ও সার্ভিস ফি রেজিস্ট্রি অফিস বা নির্দিষ্ট ট্রেজারি চালানে জমা দিতে হবে।

ধাপ ৪: কপি সংগ্রহ

আবেদন করার পর সাধারণত ৭ থেকে ১০ কার্যদিবসের মধ্যে সাব-রেজিস্ট্রি অফিস থেকে জমাদানের রশিদ দেখিয়ে কপি সংগ্রহ করতে পারেন।

অগ্রাধিকার সেবা [জি(বি) ফি]:

কোন আবেদনকারী, কার্যালয়ের অন্যান্য নকলের কাজ অপেক্ষা, তাহার প্রার্থিত নকলের জন্য অগ্রাধিকার চাহিলে তাহাকে অতিরিক্ত ৫০ টাকা দিতে হইবে বা, যদি নকলটি প্রতি পৃষ্ঠায় ৩০০ শব্দবিশিষ্ট ০৪ পৃষ্ঠার অধিক হয়, তাহা হইলে প্রতি পৃষ্ঠার জন্য ১৫ টাকা হারে অতিরিক্ত ফি দিতে হইবে। [দফা জি(বি)]

মুদ্রিত/টাইপকৃত নকল প্রত্যয়নের ক্ষেত্রে:

যদি কোন আবেদনকারী ইতোমধ্যে নিবন্ধিত কোন দলিলের মুদ্রিত বা টাইপকৃত নকল দাখিল করিয়া উহাকে “অবিকল নকল” মর্মে প্রত্যয়নযুক্ত রূপে পাইবার জন্য আবেদন করেন, তাহলে এরূপ নকলের তুলনা করার জন্য ফিস ও পারিশ্রমিকের দফা ‘জি’ ও ‘জিজি’ অনুসারে ধার্যযোগ্য ফিস ও পারিশ্রমিকের অর্ধেক হইবে। [টীকা-১, নিবন্ধন ম্যানুয়াল ২০১৪, পৃষ্ঠা নং-২৩০]

কোর্ট ফি:

ফিস প্রদান হইতে রেহাইপ্রাপ্ত নকল ব্যতিত অন্যান্য সকল নকলের আবেদনে কোর্ট ফি আইন, ১৮৭০ অনুসারে, ২০ টাকার কোর্ট ফি সংযুক্ত করতে হবে। [টীকা-২, নিবন্ধন ম্যানুয়াল ২০১৪, পৃষ্ঠা নং-২৩০]

সরাসরি নকল আবেদনের ক্ষেত্রে:

তল্লাশ ও পরিদর্শন ব্যতীত সরাসরি নকলের আবেদন করা হলে প্রযোজ্য ক্ষেত্রে এফ(১) এবং এফ(২) ফিস পরিশোধ করতে হবে। [অনুচ্ছেদ ১৭৩, মহা-পরিদর্শক, নিবন্ধন কর্তৃক প্রচারিত বিভাগীয় উপদেশ ও আদেশাবলি]

প্রয়োজনীয় নথিপত্র

• সঠিকভাবে পূরণকৃত আবেদনপত্র (ফরম ৩৭)।
• আবেদনকারীর জাতীয় পরিচয়পত্র (এনআইডি) এর কপি।
• দলিলের রেজিস্ট্রেশন নম্বর, তারিখ এবং সাব-রেজিস্ট্রি অফিসের নাম।
• বিভিন্ন ফি জমাদানের সকল রশিদ।
• কোর্ট ফি আইন অনুসারে ২০ টাকার কোর্ট ফি স্ট্যাম্প।
• প্রয়োজনে, বৈধ পাওয়ার অফ অ্যাটর্নি।

সতর্কতা ও পরামর্শ

• দলিলের নম্বর, তারিখ ইত্যাদি তথ্য নিশ্চিত করে নিন।
• পৃষ্ঠা সংখ্যা ও শব্দ সংখ্যা অনুযায়ী সঠিক ফি হিসাব করুন।
• ফি জমার রশিদ ও আবেদনপত্রের কপি ভালোভাবে রাখুন।
• জরুরি না হলে অতিরিক্ত ফি দিয়ে (জি(বি) ফি) নেওয়া এড়িয়ে চলুন।
• সঠিক সীল ও স্বাক্ষর আছে কিনা যাচাই করুন।
• মূল দলিলের স্ট্যাম্প শুল্কের থেকে নকল ফি ভিন্ন হতে পারে।